đź“Ł Sylconia-migratie: Om je nog beter van dienst te kunnen zijn, migreren we nu al onze klanten van Sylconia naar MonsterHost. Lees meer

Praktijkvoorbeeld administratie digitaliseren

Bij Sylconia was het voornemen om in 2014 alle inkomende nota’s en communicatie naar derden te digitaliseren. De vereisten van de digitale administratie waren dat de bestanden overal beschikbaar moesten zijn (via de telefoon, pc, tablet etc.), automatisch geback-upt kunnen worden, hoge beschikbaarheid en opgeslagen bij een Nederlandse cloud provider. Nu is Sylconia zelf een cloud provider, dus aan de laatste eis hadden we snel voldaan.

Vele nota’s komen al digitaal binnen en dienen dan alleen nog opgeslagen te worden na verwerking in het boekhoudpakket. Op een computer op kantoor heb ik een map boekhouding gemaakt met de mappen van de jaren, dus bijvoorbeeld 2012, 2013 en 2014. In deze mappen heb ik dan weer de mappen van de maanden van elk jaar aangemaakt, dus januari, februari etc. Je kan zelf nog meer mappen maken om een en ander te ordenen naar eigen inzicht. Via deze methode kunnen alle nota’s, facturen en andere documenten in de desbetreffende map van de maand geplaatst worden.

Benodigd voor het digitaliseren van de administratie

Op een Linux VPS cloud server van Sylconia heb ik de laatste versie van Centos – op het moment van schrijven versie 6.4 – geïnstalleerd, en daarna de cloud server-versie van het pakket ownCloud dat u gratis kunt downloaden.
Na het aanmaken van de eerste gebruiker op de cloud server heb ik het Windows client-programma geĂŻnstalleerd en als map welke gesynchroniseerd moet worden gekozen voor de map boekhouding. Onder activiteit in het ownCloud-programma kan je de status volgen van de synchronisatieslag naar de cloud server. Als de synchronisatieslag is voltooid, staat uw administratie digitaal.

Programma’s voor het bekijken van jouw digitale administratie

OwnCloud heeft (client) programma’s beschikbaar voor o.a. Windows, Apple maar ook Android-systemen. Via de Android app kan je via jouw tablet of telefoon alle bestanden van de digitale administratie bekijken welke op de cloud server staan. Maar er zijn nog veel meer mogelijkheden zoals het opslaan van contactlijsten, mappen van de bestanden, map als netwerkschijf via het WebDAV-protocol. Je kan er ook voor kiezen om jouw digitale administratie te vercijferen (encrypten) als het om gevoelige informatie gaat en dat jouw vereiste is.

Ik heb op een Android-telefoon de ownCloud app geĂŻnstalleerd en de gegevens ingevoerd van de VPS cloud server, zoals servernaam, gebruikersnaam en wachtwoord. Na inloggen waren alle bestanden beschikbaar en kon ik deze bekijken op de telefoon. Heel handig voor als je bij de boekhouder bent en er om aanvullende documentatie wordt gevraagd. Of als je bij een klant bent en je wilt een en ander nog eens doorlezen.

Kosten van de administratie digitaal?

Wat bedragen de kosten van een digitale administratie? Bij Sylconia kunnen we bovenstaande aanbieden voor € 15,99 euro per maand. We installeren gratis voor jou de ownCloud server en maken een gebruiker aan zodat je gelijk aan de slag kan. Het enige wat jij dan nog dient te doen is de synchronisatiemap op te geven van de administratie welke jij wilt digitaliseren. Je hebt dan 10 GB aan opslagruimte welke dagelijks wordt geback-upt, overal beschikbaar is, en jouw administratie is digitaal. Meer ruimte voor jouw digitale administratie is natuurlijk mogelijk.

Start nu met jouw digitale administratie.

gratis 1GB opslag

Download de IOS (Ipad en Iphone) versie of de Android versie.